Probé varias técnicas de Time Management por años, esto aprendí como developer.

Probablemente has probado Pomodoro... pero no te pasó que sentiste después de un tiempo que no es del todo flexible?... intentaste hacer Time Blocking... pero las reuniones no te dejaron respetarlo... descargaste 3 apps de productividad... y ninguna duró más de 2 semanas. No es que las técnicas no funcionen... El problema es que no existe una técnica "perfecta" para todo, todo el tiempo. Debug a las 15 hrs después de 4 reuniones necesita claramente un enfoque distinto, a empezar una feature nueva un domingo por la mañana (por que quien no está codeando un domingo am? verdad... 😅).

Desde hace un tiempo... que un tiempo... desde hace años... que me veo enfrentado a entender y probar distintas técnicas para cada ocasión, ya que de primera mano he entendido que elegir la correcta puede mejorar en algo mi rendimiento...
Por eso no recomiendo dominar solo una, sino recomiendo conocer varias y entender cuándo ocupar una y sacarle todo su provecho.

Como developers enfrentamos tareas completamente distintas en el mismo día:

• Deep work, una feature compleja
• Debugging, encontrar ESE bug que nos está molestando
• Learning, entender una nueva tecnología o estar al tanto
• Meeting, daily, 1-on-1, plannings
• Shallow work, emails, slack, code reviews

Para cada uno está claro que se requiere un estado mental diferente, tratar de ocupar Pomodoro en todas es como querer usar un martillo para todo... a veces necesitamos un destornillador... o cuchillo 😆 Hace poco un estudio mostró que recuperar el foco después de una interrupción toma 23 minutos en promedio, y para tareas complejas se puede extender hasta 45 minutos... entonces esto explica por qué los días productivos y días perdidos son tan diferentes. No es falta de disciplina ni trabajo... sino que estás ocupando la técnica equivocada para el contexto en cuestión.

En esta serie de blogs te voy a contar de algunas técnicas que para mi son oro en el día a día, mientras desarrollo, realizo alguna gestión o trato de matar mis pendientes sin morir en el intento, con ellas tú podrás construir una base de productividad y poder tomar decisiones acordes:

Flowtime, Pomodoro
90-min Ultradian
Time Blocking
Time Boxing
52 -17
Eat the Frog
Two-Minute Rule.

1. Flowtime - Para Deep Work sin interrupciones

Qué es: Super simple, trabaja hasta que naturalmente necesites parar, cuando te llega la fatiga debes reconocerla y tomar un break proporcional al tiempo en el que has trabajado, normalmente max el 20% de lo que hayas trabajado.

Cómo funciona:

1. Elige sólo una tarea.
2. Trabaja hasta sentir la fatiga mental, sin timer, simplemente que fluya.
3. Anota el tiempo trabajado y toma un break
4. Descansa 5 a 10 minutos por cada hora de Flow
5. Repite

Cuándo ocuparlo:

• Definiciones/Desarrollo de sistemas complejos
• Debugging que requiere mantener un contexto prolongado
• Aprender nuevas herramientas o tecnologías
• Desarrollo de features grandes o complejas

Para qué NO ocuparlo:

• Cuando procrastinas (necesitas una estructura)
• Tareas administrativas rápidas
• Días con muchas reuniones

Pros: Respeta tu estado de flow natural ya que no te interrumpe cuando estás "en la zona" y se adapta a la complejidad de la tarea.
Contras: Requiere autodisciplina para tomar breaks, fácil perder la noción del tiempo, ojo no funciona muy bien si eres propenso a distracciones.

Es uno de los que más ocupo, ya que me permite avanzar y concentrarme, hay días en los que mi flows llegan a 250 minutos o más, tú parte de apoco y anda viendo cual es tu limite para ir avanzando. La gracia de Flowtime, es que surgió específicamente para solucionar uno de los mayores problema que nos enfrentábamos y es interrumpir la sesión justo cuando estás más productivo.

2. Pomodoro - Cuando peleas para empezar

Qué es: Simple trabajo en bloques de 25 minutos con breaks de 5 minutos, importante después de 4 Pomodoros seguidos tomas un break más largo de 15-30 minutos.
Cómo funciona:

1. Elige una tarea
2. Timer de 25 minutos, trabajo enfocado
3. Break de 5 minutos, sin pantallas
4. Repite 4 veces
5. Break largo de 15-30 min

Cuándo ocuparlo:

• Cuando procrastinas para iniciar una tarea
• Code reviews (tarea bien definida)
• Debugging específico con scope super claro
• Aprendizaje de tutoriales cortos
• Tareas que odias pero tienes que hacer

Para qué NO ocuparlo:

• Deep work, que necesitas varios minutos de concentración
• Tareas complejas, el timer te saca del contexto

Pros: Crea una urgencia, "solo 25 minutos, puedo hacerlo", previene el burnout con breaks regulares, fácil de trackear el progreso.
Contras: Interrumpe el flow con el timer forzado cada 25 minutos, breaks rígidos no se adaptan a tu energía.

Si te cuesta iniciar, o procastinas mucho, en Pomodoro puedes encontrar un alidado, al saber que en 25 minutos más tendrás un break te ayuda a partir cuando te cuesta. Hay una adaptación muy usada por los developers y es la que yo también implemento, que en vez de 25-5 el timer lo configuramos en 50-10, para que la sesión de coding valga la pena y el Pomodoro no expire de inmediato.

3. 90 minutos Ultradian Rhythm - Para performance máxima

Qué es: Trabaja en ciclos de 90 minutos, tu ritmo biológico natural, seguidos de 20 minutos de break, se encontró que el cuerpo y la mente alternan periodos de alta concentración y energía en estos tiempos basados en la productividad humana.
Cómo funciona:

1. 90 minutos de trabajo enfocado
2. 20 minutos break genuino (caminatas, estiramientos, sin pantallas)
3. Repite 3-4 veces al día máximo
4. Respeta las señales de fatiga

Cuándo ocuparlo:

• Múltiples sesiones de deep work al día
• Aprendizaje de nuevas tecnologías
• Research y experimentación
• Cuando controlas tu schedule completamente

Cuando NO ocuparlo:

• Ambientes con muchas reuniones
• Días fragmentados

Pros: Alineado con nuestra biología natural, permite una performance cognitiva alta, sostenible a largo plazo, reduce la fatiga mental en un 50% por lo menos.
Contras: Requiere 90 min sin interrupciones, breaks de 20 min pueden sentirse muy largos, solo 3-4 ciclos por día 270-360 min trabajo es lo recomendado.

Es una técnica que está tomando muchos adeptos hoy en día, pero que hay que tener cuidado con ella, si bien los estudios indican que aumenta la productividad y disminuye bastante la fatiga mental, si no eres constante con los ritmos una vez te acostumbraste a ellos, puedes forzar a una respuesta de stress activa disminuyendo finalmente la productividad.

4. Time Blocking - Planifica tu semana completa

Qué es: Asignas cada hora de tu día a una actividad específica antes de que empiece el día o semana. "Every minute gets a job."
Cómo funciona:

1. Cada mañana (o noche anterior), planifica tu día completo
2. Bloques de deep work (2-4 horas)
3. Bloques de shallow work (email, meetings)
4. Bloques de breaks y transiciones
5. Ajusta en tiempo real pero mantén la intención

Cuándo ocuparlo:

• Semanas de desarrollo intenso en proyectos personales
• Cuando tienes control de tu calendario
• Para proteger el tiempo de deep work
• Balancear trabajo full-time + side project

Cuando NO ocuparlo:

• Ambientes con reuniones impredecibles
• Roles de soporte/on-call
• Si no controlas tu calendario

Pros: Protege bloques para deep work, reduce decision fatigue ("ya sé qué toca ahora"), clarifica prioridades diarias, crea boundaries trabajo/vida
Contras: Requiere control de tu agenda, meetings pueden destruir tu plan cuando no las controlas, toma práctica estimar tiempos correctamente para aprovechar al máximo los bloques.

Ahora algunas consideraciones que debes entender para elegir cual ocupar, estas consideraciones te ayudarán a decidir cuando ocupar una y es un poco como yo lo veo y pienso al dedicir:

Por tipo de trabajo

Por Energía/Momento del día

Por estilo de trabajo

Si eres propenso a procrastinar:

• Pomodoro (crea la urgencia)
• Time Blocking (protege bloques específicos)

Si te cuesta salir de flow:

• Flowtime (respeta tu ritmo)
• 90-Minute Ultradian (biología natural)

Si trabajas remoto full-time:

• Time Blocking (estructura tú día )
• 90-min Ultradian (previene el burnout)

Por problema específico

Si tiendes a ser perfeccionista:

• Timeboxing, límite forzado, te obliga a parar.

Si te quedas sin energía a las 3 PM:

• 52-17, breaks sistemáticos previenen las caídas de energía.

Si acumulas tareas pequeñas:

• Two-Minute Rule, elimina el backlog antes que crezca.

Si procrastinas tareas importantes:

• Eat the Frog, hazlas PRIMERO... antes de todo el caos del día.

Como puedes ver, hay que considerar que las técnicas no son exclusivas, no es siempre usar una y sólo una u otra, estas combinaciones son bastante efectivas:

Time Blocking + Flowtime: Días donde controlas tu calendario completamente, Time Blocking protege los bloques de 2-4 horas y dentro de ellos ocupas Flowtime.

90-Min Ultradian + Pomodoro: Full day de trabajo concentrado con energía variable, primer ciclo de 90-min aprovechas el pick de energía y ciclos en la tarde de Pomodoro, energía más baja dónde necesitas más estructura. De esta forma consigues un trabajo sostenido en el día consistente.

Errores comunes (y cómo evitarlos)..

Error 1: Cambios entre técnicas muy seguido, usas Pomodoro el lunes, Flowtime el martes, otra el miércoles y así... nunca le das tiempo de funcionar a una por el tiempo necesario para ver resultados.
Por qué falla? Toda técnica requiere de 2 a 3 semanas mínimo para que tu cerebro se adapte al ritmo, entonces lo ideal es en la primera semana experimentes con 2 o 3 técnicas en diferentes contextos, luego las siguientes semanas elige 1 técnica principal y úsala consistentemente, luego de 1 mes refina en base a los resultados y datos reales.

Error 2: Lo he dicho, pero es que lo veo mucho, usar Pomodoro para todo, forzar el timer de 25 min en tareas complejas que necesita más tiempo nos lleva más a frustración.
Por qué falla? Justo cuando alcanzas un flow o iniciando un flow ideal 20-30 min, el timer te saca. Destruyes tú momentum. Entonces es mejor que busques algo como: Pomodoro para tareas cortas bien definidas y combinar con Flowtime/90-min para un trabajo profundo y complejo.

Error 3: No adaptarte a tu energía, agendar una tarea pesada a las 3 de la tarde, tu peor momento de energía, porque "así lo dice el blog". Cada persona tiene un ritmo circadiano diferente, forzar "mañanas productivas" cuando eres nocturno es autosabotaje, debes conocerte y aplicarlo a fu favor, para eso trackea tu energía por 1 o 2 semanas, identifica tus 3-4 horas de peak de energía ... agenda las tareas difíciles ahí, no cuando "deberías".

Error 4: Perfeccionar el Setup sobre la Ejecución, pasar 3 horas armando un Notion perfecto y lindo... para tener el mejor time blocking o second brain, pero nunca ocuparlo.
Por qué falla? Confundes la planificación con la ejecución. La paralisis de Notion es real, entonces empieza simple, un Google Calendar + Notas funciona, anda mejorando el setup solo si el sistema te está funcionando, siempre privilegia la ejecución.

Algo denso quedó el post, pero creo que lo ameritaba, es un tema que me apasiona, esta fue sólo la Parte 1, de las técnicas que forman la base de cualquier sistema de productividad para developers. En la parte 2 quiero ver otras de optimización avanzada, no tan enfocadas en el desarrollo sino las que yo ocupo más en gestión.

Por ultimo hoy, NO trates de implementar todo al mismo tiempo, lo mejor sería que te des el tiempo de ir probando las diferentes técnicas en distintos contextos de trabajo, así puedes en base a tu experiencia decidir cual ocupar en qué situación y determinar cual te funciona realmente:

• Se sintió natural?
• Fue forzado?
• Aumentó mi rendimiento?

Si te gustó, dale amor a la entrada.. y nos vemos ya en la siguiente entrada 😀